Confinement : Réussir l’onboarding de ses collaborateurs à distance

L’intégration de nouveaux collaborateurs, est un véritable enjeu pour les entreprises. Un bon processus d’onboarding est indispensable pour former rapidement les nouveaux arrivants et leur donner envie de se projeter dans une structure.

Voici quelques actions à mettre en place pour onboarder à distance suite aux mesures de confinement !

 

 

Onboarding : Prévoir un livret d’accueil

Le livret d’accueil est un guide qui permet de présenter l’entreprise et son fonctionnement. Il délivre toutes les informations essentielles pouvant aider un collaborateur à s’intégrer rapidement. On y trouve généralement le trombinoscope de la direction et des équipes, l’historique de l’entreprise, le règlement interne, la présentation des différents services ou encore les procédures. Délivrez ce document, en format numérique, à votre nouveau collaborateur afin qu’il puisse s’acclimater à votre culture d’entreprise.

 

Onboarding : Désigner un tuteur

Pour que le nouvel arrivant puisse prendre ses marques rapidement, vous devez désigner un membre de l’équipe capable d’endosser un rôle de tuteur. Ce « parrain » devra être mis en relation avec la nouvelle recrue afin de se présenter à elle, lui présenter l’entreprise, les missions du jour, répondre à toutes ses questions et la rassurer durant sa prise de poste.

 

Onboarding : Sensibiliser les membres de l’équipe

Le processus d’onboarding sera beaucoup efficace si vos collaborateurs facilitent l’intégration du nouvel arrivant. Pour que ce dernier se sente rapidement à l’aise, annoncez son arrivée en interne en envoyant un e-mail à tous les salariés de l’entreprise. Vous devez vous assurer qu’ils soient au courant de cette nouvelle venue. Demandez aux membres de son équipe d’être particulièrement accueillants avec lui. Vous pouvez également communiquer sur cette arrivée en externe, par exemple sur vos réseaux sociaux, afin de mettre au fait vos clients, vos partenaires ou encore votre communauté de l’actualité de l’entreprise.

 

Onboarding : Organiser la première journée

La première journée est déterminante dans le processus d’intégration. Préparez-la en amont afin que le nouvel arrivant puisse prendre ses marques rapidement. Organisez cette prise de poste selon un planning bien défini et prenez soin de le partager aux autres membres de l’équipe. Amorcez cette journée avec une visio-conférence, autour d’un café ou d’un petit déjeuner, afin que la nouvelle recrue puisse se familiariser avec ses collaborateurs.

 

Onboarding : Former les managers

Les nouveaux arrivants ne sont pas les seuls à faire face à ce changement d’organisation. Les managers d’équipes doivent eux aussi être formés et accompagnés pour gérer au mieux cette situation. Demandez à chaque manager de faire un point quotidien avec les membres de l’équipe, par téléphone ou par une visio-conférence de 15 à 30 minutes. Ces minutes d’échanges doivent permettre aux nouveaux arrivants de créer du lien avec les membres de l’équipe, de poser des questions mais aussi de comprendre les objectifs à atteindre et les projets en cours.

 

Nous venons de vous présenter quelques actions mais il convient tout de même de réfléchir à un programme d’intégration post-confinement pour optimiser votre processus d’onboarding.