Les 5 conseils pour une réunion efficace

Les 5 conseils pour une réunion efficace

Outils indispensables de la vie en entreprise, les réunions de travail ont souvent mauvaises réputations dans le monde professionnel : temps de parole limité, monotonie, ordres du jour inexistants...elles sont souvent jugées inefficaces. Voici quelques conseils à appliquer pour maximiser l’efficacité de vos réunions !

 

Conseil N°1 : Préparer la réunion

Les managers l’oublient souvent : préparer une réunion en amont est de loin le point le plus important !

Rédiger ce que l’on appelle un « ordre du jour » est incontournable. Concis et détaillé, il permet aux participants d’appréhender au mieux la réunion à venir et de s’y préparer. Il informe les collaborateurs des différents points qui seront abordés, mais sert également à définir le rôle de chacun.  

Il est important de désigner à l’avance un(e) secrétaire de réunion, qui aura pour mission de rédiger un compte-rendu. Cette synthèse permettra de garder une trace des échanges en y retranscrivant tous les points clés.  

 

Conseil N°2 : Définir la durée de la réunion

Au-delà d’un certain temps, les esprits divaguent et l’attention de l’auditoire se délite progressivement. Une heure suffit largement à évoquer les grands axes définis dans l’ordre du jour et les actions à mettre en place. Soyez pointilleux sur l’heure d’arrivée des participants : l’heure c’est l’heure ! Le fait de fixer une durée précise incite à aller droit au but pour évoquer de façon claire et nette les objectifs voulus.

 

Conseil N°3 : Préparer un support visuel

Beaucoup d’études le démontrent, la plupart des individus perçoivent mieux les informations importantes grâce à la mémoire visuelle, plutôt qu’à la mémoire auditive. Mettre des images sur des mots contribue à capter l’attention de votre auditoire. PowerPoint, graphiques, supports vidéo, tout est bon pour vous faire comprendre. Ils permettent de valoriser le contenu de votre présentation mais également de faire passer les messages clés, à condition de ne pas en abuser toutefois !

 

Conseil N°4 : Favoriser les échanges

Bien qu’il soit le principal orateur, « l’animateur de réunion » est là pour stimuler le groupe et inciter chacun à prendre la parole. Malheureusement, beaucoup de managers font l’erreur de monopoliser la parole, alors que la réunion de travail est, au contraire, un concentré d’avis et d’expériences.

Booster la participation des collaborateurs encourage l’émergence d’idées, et de propositions. L’occasion d’inviter les personnes les plus introverties à s’exprimer. Gardien du temps, l’animateur de réunion est là pour recentrer le débat et veiller à faire respecter le temps de parole de chacun, tout en conservant le souci de la qualité et de la productivité des échanges.

 

Conseil N° 5 : Clôturer l’entretien en synthétisant les points évoqués

Dès lors que l’échange est terminé, il est important que l’animateur récapitule, à l’oral, les grandes lignes évoquées au cours de l’entretien. Ce bilan permet aux participants de prendre conscience de leurs missions et des actions à mener jusqu’à la prochaine rencontre. La synthèse rédigée par le/la secrétaire de réunion doit être idéalement envoyée aux collaborateurs présents et absents de la réunion dans les minutes qui suivent.

 

Gardez à l’esprit qu’une réunion efficace est une réunion bien préparée. A vous de jouer !

 

Notez cet article:

Sur le même sujet:

 

Commentaires

Pas encore de commentaire. Soyez le premier à commenter
Déjà inscrit ? Connectez-vous ici
Invité
jeudi 14 décembre 2017
Si vous souhaitez vous inscrire, veuillez saisir un nom d'utilisateur, mot de passe et nom.

Les + consultés

  Depuis quelques années, le burn-out et le bore-out marquent le paysage du monde du travail et illustrent un certain mal-être professionnel. Le dernier né de la famille des maux liés au travail ...
KPMG s’est associé à la FPF (association professionnelle Financement Participatif France) pour réaliser l’édition 2017 du baromètre de la finance participative en France. ...
 Demander une augmentation nécessite un peu de préparation, voici quelques conseils pour se lancer !
Tendance durable : des évènements pour recruter !Pour de nombreuses entreprises, l’évènementiel est un nouveau canal de recrutement qui offrent une multitude d’avantages. ...
Depuis le 1er janvier 2017, la Finlande teste l'allocation universelle et devient le premier pays européen à lancer cette initiative.

S'abonner à notre newsletter